Inventaire
Comment faire un inventaire de stock, étape par étape
Préparer, compter, analyser les écarts et corriger : la méthode complète pour réussir l'inventaire d'un magasin ou d'un entrepôt.
Par l'équipe DigiStockMis à jour le 3 min de lecture
L'inventaire a mauvaise réputation : une journée (ou une nuit) à compter des cartons, des chiffres qui ne collent pas, et la sensation de ne pas savoir quoi en faire. Bien préparé, il devient pourtant un outil précieux : il remet votre stock en accord avec la réalité et révèle les problèmes cachés de votre organisation.
Pourquoi faire un inventaire ?
Même si toutes vos ventes et vos achats sont enregistrés, le stock réel s'écarte toujours du stock théorique. Les causes sont connues :
- erreurs de réception (quantités livrées différentes des quantités saisies) ;
- casse ou produits périmés non déclarés ;
- erreurs de caisse (mauvais produit scanné, quantité erronée) ;
- démarque inconnue (vol, perte).
L'inventaire permet de corriger ces écarts, mais surtout de les comprendre. Un écart répété sur le même produit est un signal.
Inventaire complet ou inventaire tournant ?
| Inventaire complet | Inventaire tournant | |
|---|---|---|
| Périmètre | Tout le stock | Une partie à chaque fois |
| Fréquence | 1 à 2 fois par an | Chaque semaine ou chaque mois |
| Impact sur l'activité | Fermeture ou soirée dédiée | Quasi nul |
| Détection des problèmes | Tardive | Rapide |
L'inventaire complet reste utile en fin d'exercice. Au quotidien, l'inventaire tournant est plus efficace : vous comptez une catégorie ou un rayon par semaine, et chaque produit est contrôlé plusieurs fois par an sans jamais bloquer le magasin.
Avant l'inventaire : préparer
1. Choisissez le périmètre et le moment. Idéalement, comptez quand il n'y a pas de ventes : avant l'ouverture, après la fermeture, ou un jour calme.
2. Mettez à jour les opérations en attente. Toutes les ventes, réceptions et casses doivent être saisies avant de commencer. Sinon, vous comparerez votre comptage à un stock théorique déjà faux.
3. Rangez. Regroupez les produits identiques, sortez les articles abîmés, rassemblez ce qui est dispersé entre rayon et réserve.
4. Préparez l'outil de comptage. Liste imprimée, tableur ou logiciel. Avec un lecteur code-barres, le comptage par scan est plus rapide et limite les erreurs de lecture.
Pendant l'inventaire : compter
- Comptez par zone, dans un ordre fixe (de gauche à droite, de haut en bas).
- Ne comptez pas « de mémoire » : chaque article est compté physiquement.
- Travaillez à deux pour les zones importantes : l'un compte, l'autre saisit.
- Marquez ce qui est compté (un post-it sur l'étagère suffit) pour éviter les doubles comptages.
- Notez à part les produits sans fiche ou sans étiquette.
Après le comptage : analyser les écarts
Comparez la quantité comptée au stock théorique, produit par produit. Avant de corriger quoi que ce soit, recomptez les écarts importants. Une erreur de comptage est plus fréquente qu'on ne le pense.
Ensuite, cherchez la cause probable :
| Écart | Causes à vérifier |
|---|---|
| Il manque des produits | Casse non déclarée, vente non enregistrée, erreur de réception, vol |
| Il y a trop de produits | Achat saisi en double, vente enregistrée sur le mauvais produit, retour client non saisi |
L'historique des mouvements du produit est votre meilleur allié : dernière réception, ventes récentes, ajustements passés.
Corriger et garder une trace
Une fois les écarts confirmés, corrigez le stock. La correction doit apparaître comme un ajustement d'inventaire, avec la date et la référence de l'inventaire, et non comme une simple modification de quantité. Ainsi, vous pourrez mesurer l'évolution des écarts d'un inventaire à l'autre.
Tirer les leçons
Un inventaire réussi se termine par quelques questions :
- Quels produits présentent des écarts à chaque inventaire ?
- Les écarts viennent-ils surtout de la réception, de la caisse ou de la casse ?
- Faut-il changer une habitude (vérifier les livraisons, déclarer la casse chaque jour) ?
C'est ce travail qui réduit les écarts suivants.
Faire l'inventaire avec un logiciel
Un logiciel simplifie chaque étape : la quantité théorique est connue, le comptage peut se faire au scanner, les écarts sont calculés automatiquement et les corrections sont tracées.
Dans DigiStock, vous ouvrez une session d'inventaire, saisissez ou scannez les quantités, contrôlez les écarts puis validez. Chaque écart devient un ajustement visible dans les mouvements de stock. La procédure détaillée est décrite dans la documentation inventaire.
En résumé
- Préférez l'inventaire tournant au grand comptage annuel.
- Saisissez toutes les opérations avant de compter.
- Comptez par zone, physiquement, sans regarder le stock théorique.
- Recomptez les écarts importants avant de corriger.
- Corrigez avec un ajustement tracé et cherchez la cause.
